Tags

, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,

PM

Latar Belakang

Apa yang terlintas di benak kita pertama kali bila mendengar kata Jepang? Apalagi kalau bukan barang-barang elektroniknya atau kendaraan yang kita lihat atau mungkin kita gunakan setiap hari. Tentu ada alasan mengapa barang-barang tersebut begitu sangat diminati oleh pasar bukan saja di Indonesia akan tetapi juga di seluruh dunia. Alasan yang paling dapat diterima adalah kualitas barang produksi Jepang yang memang dikenal sangat baik.

Kemampuan teknologi didukung oleh etos kerja sumber daya manusia di Jepang yang terkenal ulet, disiplin dan berdaya saing tinggi menjadi daya tarik bagi Pemerintah Indonesia untuk mempelajari atau setidaknya mengenal lebih jauh proses pembelajaran yang dialami oleh Jepang hingga sampai pada tingkat yang sedemikian mantap. Melalui badan yang dikenal dengan JICA (Japan International Cooperation Agency), Jepang menyambut baik upaya pemerintah Indonesia ini sehingga kerjasama yang terjalin bukan hanya pada ranah kerjasama ekonomi namun juga kerjasama yang bersifat pendidikan dan pertukaran kebudayaan.

Sebagai proses kerjasama dengan JICA tersebut, Penulis berkesempatan untuk mengikuti Short Course yang diselenggarakan oleh Pusat Pendidikan Pelatihan Pengembangan Sumber Daya Manusia (Pusdiklat PPSDM) yang bernaung di bawah Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan (BPPK) Kementerian Keuangan selama dua minggu di Jepang. Adapun tema short course atau training tersebut adalah Project Management and Control.

Dua minggu rasanya terlalu singkat untuk mengeksplorasi dan mengupas tuntas informasi mengenai project management & control serta prakteknya di Negeri Sakura Jepang. Kuatnya image akan kualitas manajemen pengendalian (control) di Jepang seakan memberi inspirasi perlunya tambahan kata “control” pada tema short course itu, meskipun sebenarnya control sendiri sudah merupakan bagian dari project management.

Short course non degree yang disponsori oleh Pusdiklat PPSDM dari tanggal 4 – 18 Oktober 2014 adalah dalam rangka implementasi beasiswa Non Degree Training Professional Human Resource Development Program III yang didanai oleh Loan Japan International Cooperation Agency (JICA) yang dikelola oleh Pusdiklat PPSDM Tahun Anggaran 2014.

Short course diadakan di International University of Japan (IUJ) Niigata dari tanggal 6 Oktober sampai dengan 15 Oktober 2014, dilanjutkan dengan Company Visit di dua perusahaan terkemuka di Jepang yaitu NTT Data (perusahaan layanan IT terbesar di Jepang) dan Toyo Engineering yang keduanya berkedudukan di Tokyo pada tanggal 16 dan 17 Oktober 2014. Adapun peserta yang ditugaskan berjumlah 30 orang yang semuanya adalah pegawai Kementerian Keuangan mewakili 10 unit eselon I Kementerian Keuangan.

SAM_1163

Project Management and Control Training Program for Indonesia MoF

Project Management yang dibahas dalam training ini menggunakan PMBOK (Project Management Book of Knowledge) dari PMI (Project Management Institute) sebagai panduannya, dilanjutkan dengan sekilas tentang PRINCE2 (Project In Controlled Environment, version 2), Quality Management dan studi kasus serta penerapan prinsip-prinsip project management di perusahaan NTT Data dan Toyo Engineering Tokyo Jepang.

Beberapa hal penting yang bisa dipelajari adalah sebagai berikut:

Sebagian besar proyek-proyek yang dibangun di Jepang menerapkan prinsip yang ada dalam PMBOK. Proyek selalu dipimpin oleh Project Manager yang bersertifikat internasional dan tergabung dalam organisasi PMI dan PMAJ (Project Management Association of Japan);

Setiap proyek harus melalui lima fase:

Initiating – Planning – Executing – Monitoring & Controlling – Closing

Khusus monitoring & controlling (wasdal), fase ini harus ada pada setiap fase kegiatan proyek.

fase PM

  • Dalam PMBOK, ada 10 (sepuluh) knowledge area atau skill dan 47 proses yang harus diterapkan oleh seorang Project Manager dalam memimpin sebuah proyek yaitu sebagai berikut:
  • Manajemen Integrasi (Integration) Proyek
  • Manajemen Ruang Lingkup (scope) Proyek
  • Manajemen Waktu (time) Proyek
  • Manajemen Biaya (cost) Proyek
  • Manajemen Kualitas (Quality) Proyek
  • Manajemen SDM (Human Resource) Proyek
  • Manajemen Komunikasi (Communication) Proyek
  • Manajemen Risiko (Risk) Proyek
  • Manajemen Pengadaan (Procurement) Proyek
  • Manajemen Pemangku Kepentingan (Stakeholder) Proyek

Proyek di Jepang sangat menekankan pada kualitas, sehingga fokus perhatian seorang manajer proyek adalah pada prosesnya. Quality always focuses on process (Naito, 2014). Sedemikian kuatnya penekanan pada kualitas, memberi kesan bahwa manajemen proyek merupakan bagian dari manajemen kualitas (Project Manager, Speaker of PM Seminar at NTT Data Tokyo, 2014).

Prinsip pengendalian kualitas (quality control) Jepang dipicu oleh keberhasilan penerapan quality management yang diajarkan oleh W. Edwards Deming (Father of Quality Control) di Jepang sehingga tahun 1970an banyak produk Jepang kualitasnya mengalahkan produk Amerika, terutama industri otomotif.

Teknik manajemen kualitas yang terkenal di Jepang adalah:

Quality at the source

  • Setiap pegawai bertindak selaku pengawas kualitas (quality inspector);
  • Jangan teruskan item yang cacat (defective items) ke proses berikutnya;
  • Teknik Poka – Yoke (Mistake Proofing)

Mencegah kesalahan terjadi dalam masa produksi, dengan deteksi dini sehingga kesalahan dapat segera diketahui sebelum dilanjutkan ke proses berikutnya.

Visibility

  • Masalah harus dibuat mudah terlihat sehingga dapat segera diidentifikasi, contoh: kelebihan stok berpotensi menyembunyikan masalah sehingga harus dieliminasi;
  • Teknik visibility yang terkenal di Jepang adalah Andon, yaitu indikator untuk mengenali adanya kesalahan (cacat). Contoh: pada saat cacat terjadi pada satu proses produksi, andon (lampu peringatan) akan berwarna merah. Setelah diperbaiki oleh pegawai, makan andon berwarna hijau dan proses dapat dilanjutkan.
  • In-process Inspection

Dengan In-process Inspection (Inspeksi selama proses), setiap pekerjaan diawasi pada setiap tingkatan proses. Pegawai pada tingkatan masing-masing diberi kewenangan penuh terkait kualitas pekerjaannya.

Total Involvement of Workforce

Semua pegawai operasional harus diposisikan untuk meningkatkan kualitas produk, sehingga pegawai pada semua tingkatan bertanggung jawab pada kualitas pekerjaan sehari-harinya (Deming’s Point)

Five S’s

Five S’s dikenal juga Foundation of Kaizen, terdiri dari prinsip-prinsip berawalan S:

  1. Seiri (pemilahan): pemilahan alat kerja yang benar-benar digunakan;
  2. Seiton (penempatan): penempatan alat kerja dengan tepat sehingga mudah didapatkan/ditemukan saat dibutuhkan;
  3. Seiso (perapihan): membersihkan/merapikan alat kerja kembali sesuai tempatnya dan pastikan semua pada tempatnya;
  4. Seiketsu (perawatan): merawat peralatan kerja tetap pada kondisi yang baik dan sehat (higienis);
  5. Shitsuke (pertahankan): mempertahankan kebiasaan baik dan disiplin dalam bekerja.

Penerapan 5 S’s dimaksudkan agar waktu bekerja lebih efisien dan tidak terbuang akibat tempat kerja yang tidak teratur.

Penutup

Berdasarkan uraian di atas, secara implicit dapat disimpulkan sebagai berikut:

  1. Dalam mengelola proyek Jepang lebih berorientasi pada proses, adapun hasil adalah dampak dari rangkaian proses.
  2. Tidak menyalahkan, namun terus belajar dari kesalahan dan melakukan perbaikan (continous improvement)

Penerapan teknik quality control yang tepat dalam mengelola sebuah proyek (project management) telah terbukti menghasilkan produk-produk yang berkualitas tinggi sebagaimana yang dihasilkan oleh Negara Jepang.